Orientações para o preenchimento da Relação de Eliminação de Documentos (RED)
Este documento visa orientar os arquivistas responsáveis pela Unidade da PCMS os procedimentos para o correto preenchimento das Relações de Eliminação de Documentos (REDs) no âmbito da PCMS, em conformidade com o Decreto Estadual n°15.876/2022/MS e Portaria Normativa CADA/DGPC.
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O modelo da Relação de Eliminação de Documentos está disponível para download em documento editável em Eliminação de Documentos e espelho de eliminação.
1 Cabeçalho
1.1 Quanto ao preenchimento do cabeçalho (parte superior esquerda):
ÓRGÃO/ENTIDADE: Identificação do órgão responsável pela eliminação, acompanhado da respectiva sigla, se houver.
Exemplo: PRIMEIRA DELEGACIA DE POLÍCIA DE CAMPO GRANDE – 1ª DP/CG (em letras maiúsculas, em negrito e sigla separada por um hífen).
2 Colunas
2.1 Quanto ao preenchimento das colunas
CÓDIGO REFERENTE À CLASSE, SUBCLASSE e ASSUNTO: Os códigos serão indicados de acordo com Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da PCMS, disponível no LINK ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS, que deverão estar dispostos de modo centralizado e em ordem crescente.
Exemplo:
TIPO DOCUMENTAL: É o nome do Tipo de documentos referente ao código utilizado na TTD. O Tipo de documentos do código será redigido de forma completa e em modo centralizado.
Exemplo: Para 42.1.1.2 – Ofícios Expedidos e recebidos
Para 42.2.1.2 Cópia de Inquérito policial
DATAS-LIMITE: Indicação das “Início e Fim” para cada código de classificação, do ano mais antigo ao ano mais recente, indicando o início e o término do período que abrange os documentos, separados, conforme os exemplos a seguir:
Exemplos:
1990 – 1999: refere-se a documentos dos anos de 1990 até 1999 (“corrido”, sem “pular” nenhum ano).
1990 / 1999: refere-se a documentos dos anos de 1990 e de 1999 (“pulado”, com ausências dos anos entre os indicados), usa-se a barra (/), que representa o “e” (1990 e 1999).
1990 – 1999 / 2001: refere-se aos anos “corridos” de 1990 até 1999 e, após, ao ano de 2001.
2015: refere-se apenas a documentos do ano de 2015.
QUANTIDADE: Indicação da quantidade de unidades, processos, maços ou caixas-arquivo para cada código de classificação a ser eliminado.
UNIDADE DE MEDIDA – ESPECIFICAÇÃO: Indicação da unidade de arquivamento utilizada no acondicionamento dos documentos a serem eliminados, conforme os exemplos a seguir:
Exemplos:
Unidade: Quando o(s) documento(s) possuir(em) até 10 (dez) folhas.
Maço: Quando a documentação ultrapassar 10 (dez) folhas, e sua quantidade não preencher a totalidade de uma caixa-arquivo.
Processo: Sempre que forem processos administrativos, independente do número de folhas.
Caixa: Quando todos os documentos do conjunto estiverem acondicionados em caixa(s) arquivo, ocupadas na sua totalidade.
Metros lineares: quanto colocado as caixas linearmente e medido por metros.
2.2 Quanto ao preenchimento das Observações/Justificativas
No campo “Observações/Justificativas” deverá conter o nome dos tipos documentais tal qual a Tabela de Temporalidade de documentos. Além de informações para contextualizar os motivos da eliminação.
Os casos que exigem explicações mais pormenorizadas serão avaliados pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivos (CADA)
3 Mensuração do acervo e datas-limite
MENSURAÇÃO TOTAL DO ACERVO: Indicar em metros lineares a totalidade da documentação que será eliminada. Este campo aparecerá apenas na última página da Relação de Eliminação de Documentos (LED). Ver ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS.
DATAS-LIMITE GERAIS: Indicar a data mais antiga e a mais recente referente à totalidade da documentação da Listagem, separados por hífen, independente do intervalo de período. Este campo aparecerá apenas na última página da LED.
PARA DOCUMENTOS DIGITAIS: (volume/quantificação): indicar o volume total, medido em múltiplo de bytes, dos documentos a serem eliminados.
5 Quanto ao preenchimento do rodapé
No quadro de assinaturas deverá conter local, nome, cargo e assinatura do TITULAR DO ÓRGÃO/ENTIDADE PRODUTOR / ACUMULADOR DO ARQUIVO e POLICIAL CIVIL RESPONSÁVEL pela seleção dos documentos a serem eliminados, do COORDENADOR DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ou de seu substituto legal.
A assinatura será realizada através de certificado digital, por meio da abertura de um Processo de Eliminação de Documentos, seguindo a Portaria Normativa CADA/DGPC, que estabelece as orientações sobre o processo de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito da PCMS.
Mais informações sobre o processo de eliminação através da página Eliminação de Documentos e no e-mail cada@pc.ms.gov.br.